Описание
Регламентированный учет в компании велся в «1С:Бухгалтерии». Параллельно велся учет договоров в базе «1С:Документооборот» и согласование договоров проходило на стороне «1С:Документооборот». Практика работы пользователей уже была отработана, но, порой данные вносимые в базы различались, что в дальнейшем привело к трудностям при сопоставлении. Особенностью именно в данном проекте стало деление договоров и документов на входящие и исходящие с большим количеством подвидов в 1С. За год компания обрабатывает порядка 20 000 документов (договоры, накладные, письма, претензии, акты приёмки‑передачи и др.): 12 000 входящих и около 8 000 исходящих.
Поскольку у Заказчика уже был реализован механизм создания и согласования договоров в «1С:Документооборот КОРП», требовалось учесть и интегрировать данный процесс при внедрении новой системы. Для настройки обмена применили как типовые возможности конфигураций, так и ряд доработок. Таким образом, рядовые пользователи продолжили работу с привычным интерфейсом и алгоритм работы с договорами для них не изменился. Сохранение процесса позволило избежать затрат на переобучение сотрудников и ошибок, связанных с периодом адаптации к изменениям.
Методическая часть работ по внедрению
С методической точки зрения структура и логика работы в «1С:Документооборот» практически не пересматривались: система уже была внедрена и использовалась, а ключевая задача проекта заключалась в подстройке ERP под существующую модель работы с документами. Основной методический объём работ касался согласования и описания соответствия между объектами двух систем:
- Описание соответствия видов договоров и первичных документов между ДО и 1С:ERP;
- Разработка схем сопоставления договоров и первичных документов между системами;
- Методическая проработка принципов работы пользователей в «режиме единого окна» при использовании ERP с опорой на существующий документооборот;
- Обучение пользователей работе с интеграцией и обработкой договоров, подготовка пользовательских инструкций.
Технологическая часть работ по внедрению
Действующие настройки и процессы в ДО сохранены и вписаны в обновленный ИТ-ландшафт. Основные процессы: делопроизводство (в т.ч. дела/тома/хранилища), работа с договорами, работа с файлами, процессы движения и согласования документов.
Доработали типовую интеграцию с «1С:Документооборот КОРП», дописали правила обмена под нестандартную модель ведения документов. Настроили двустороннюю интеграцию договоров: выгрузка из 1С:ДО в 1С:ERP, обработка и сопоставление без потери связей. Минимизировали согласование в ERP-системе, т.к. в ERP подтягиваются статусы из маршрутов согласования 1С:Документооборота.В 1С:ERP реализовали разделение первичных документов по видам в соответствии с принятой классификацией в ДО (акты, декларации, КС‑2/КС‑3, накладные, УПД и т.п.) и их бесшовную интеграцию.
Настроили ведение и обмен договорами: реализована и поддерживается бесшовная интеграция 17 различных видов договоров (аренда, кредиты, подряд, ГПХ, доп.соглашения и др.).
Реализовали механизмы поиска и сопоставления договоров, уже существующих в обеих системах, в т.ч. вывод специальной формы для ручной обработки спорных случаев ответственными сотрудниками заказчика.
