Описание
В компании сложилась картина, которую мы часто встречаем: процессы работали, но держались не на системе, а на одном человеке. Офис-менеджер, совмещающая функции секретаря и помощника генерального директора, ежедневно вручную контролировала входящую и исходящую корреспонденцию, отслеживала согласования и следила за тем, чтобы ничего не потерялось. Процессы целиком зависели от её внимания и памяти.
Исходящие письма и приказы оформлялись вручную в Word: сотрудники открывали шаблон и вручную вписывали название и ИНН контрагента, контактные данные, следили за шрифтами и расположением реквизитов. Согласование велось по электронной почте и вживую: пересылка, ожидание ответов от каждого участника отдельно, потеря цепочки в переписке. Входящие письма по проектам поступали на почту, по ним заводили проекты в БИТ.Строительство на базе 1С:Бухгалтерия предприятия, но связи между письмом, проектом и перепиской в единой системе не существовало. Реестр проектов вёлся вручную в Excel. Вся проектная переписка, документы и статусы хранились в разных местах: почта, папки на компьютерах, Excel, БИТ.Строительство.
Руководство компании приняло решение перейти на 1С:Документооборот КОРП. Внедрение доверили «Первому Биту» офису Москва Калужская как эксперту в автоматизации документооборота для проектных организаций.
Проект реализовали в формате «Быстрого внедрения» – за 29 рабочих дней. Такой результат стал возможен потому, что заказчик чётко понимал, что именно нужно автоматизировать, своевременно предоставлял всю необходимую информацию и был готов работать в рамках типового функционала платформы. Быстрое внедрение – это способ закрыть конкретный, чётко ограниченный участок автоматизации быстро и без избыточных затрат.
Автоматизировали полноценный контур документооборота в 1С:Документооборот КОРП 3.0. Настроили четыре вида документов с маршрутами согласования и подписания: входящую и исходящую корреспонденцию, доверенность и приказ. Каждый документ проходит по своему маршруту – статус прозрачен, цепочка согласования видна, ничего не теряется в почте.
Для исходящих писем и приказов настроили шаблоны с автоматическим заполнением реквизитов. Сотрудник выбирает контрагента из справочника – система сама подставляет ИНН, контактные данные, выдерживает фирменный шрифт и расположение реквизитов по корпоративному стандарту. Дальше, не выходя из карточки документа: отправка на согласование, получение подписей, отправка письма контрагенту. Всё в одном окне.
Подключили встроенный почтовый клиент: вся входящая и исходящая переписка теперь ведётся внутри 1С:ДО с возможностью привязки к карточкам документов и проектов. Контекст всегда рядом с документом – переключаться между почтой и другой программой больше не нужно.
В систему перенесли весь реестр проектов, включая исторические данные, из Excel. В процессе переноса данные дополнили и привели в порядок: часть информации отсутствовала, и заказчик восстанавливал её специально для загрузки. Теперь проектный офис ведёт проекты, создаёт документы и переписку непосредственно в 1С:ДО.
Отдельно реализовали интеграцию – единственный нетиповой элемент проекта. Настроили одностороннюю синхронизацию справочника «Проекты» между 1С:Документооборот и БИТ.Строительство: проектный офис создаёт и актуализирует проекты в 1С:ДО, данные автоматически становятся доступны бухгалтерии в БИТ.Строительство. Бухгалтерам не нужно заходить в 1С:Документооборот. Проектному офису не нужно дублировать данные вручную. Две команды работают в своих системах – данные общие. Завершили проект обучением пользователей и составлением индивидуальных инструкций под процессы организации.
Специалисты компании продемонстрировали знание продукта и умение адаптировать его под специфику бизнеса. Также было проведено обучение сотрудников компании, что позволило быстро освоить основные функции и возможности системы.
Хотим отметить оперативность и гибкость в решении возникающих вопросов, оказанную поддержку на всех этапах внедрения. Это позволило минимизировать срок реализации проекта и избежать непредвиденных проблем.
В целом, считаем результат сотрудничества с 1БИТ положительным и рекомендуем их услуги всем, кто ищет надёжного партнёра для внедрения 1С:Документооборот.
Генеральный директор ООО НТЦ «КСМ»
