Оптимизация и повышение безопасности документооборота за счет миграции на 1С:Документооборот 3.0

Описание

Специалисты компании использовали в работе устаревшую версию «1С:Документооборот 2.1». В ходе развития компании и изменения бизнес-процессов, руководство задумалось об ускорении работы с электронными документами. В том числе, в плане было введение системы машиночитаемых доверенностей для электронного подписания документов и углубление автоматизации документооборота.

Но действующая система электронного документооборота не поддерживала актуальную форму МЧД. Также в ней было невозможно реализовать некоторые интеграции. Еще одной причиной для перехода стал активный рост базы документов. Версия «1С:Документооборот 3.0» более оптимизирована для работы с большим объемом документов. Это было важно для компании, в единой системе которой более 70 тысяч различных документов за 6 лет использования Документооборота 2.1. В используемой версии 2.1 не было возможности гибко настроить права доступа рядового пользователя. Из-за этого сотрудники имели полные права при работе с документами. Это создавало риски безопасности и было неудобно: помимо нужных документов, сотрудники видели сотни других, среди которых сложно ориентироваться. Конфигурацию 1С:Документооборота 2.1 до 3.0 нельзя просто обновить. Миграция происходит через файловый обмен, во время которого обе базы работают параллельно. Усложнял процесс большой объем данных. Часть данных находилась в файловых томах, а часть - напрямую в базе данных. По этой причине база увеличилась в объеме до 300 ГБ, а выгрузка данных происходила критически медленно. Во время переноса производственные процессы не останавливались. Это создавало нагрузку на инфраструктуру и также влияло на производительность.

Ход проекта

Специалисты Первого Бита начали работу с аудита всей базы данных за шесть лет работы. Важно было определить, какие документы будут перенесены в новую конфигурацию с сохранением всей юридически значимой истории и связей между документами. Параллельно проверялись гипотезы по оптимизации переноса в тестовой базе. Это помогло проверять гипотезы, выбрать наилучший вариант переноса. Большинство трудностей было устранено при тестировании, что помогало двигаться дальше по плану проекта. Для задачи разработан уникальный алгоритм избирательной очистки, который позволил исключить из базы около 70% устаревших документов, процессов и задач до 2022 года включительно. При этом более актуальные данные не потеряли связей с ранней документацией. Этого удалось достичь благодаря регистру связей. Алгоритм очистки не затрагивал документы до 2022 года, если у него есть связь с более новыми файлами. В результате вся юридически значимая история и связи перенесены в новую систему. Неактуальные данные больше не занимали места на дисках и не снижали быстродействие системы. Важным требованием к проекты было сохранение интеграций с 1С:ERP – основной учетной системой, в которой работает производство. Основная сложность в том, что переход происходил без остановки производства. 1С:ERP поддерживает бесшовную интеграцию только с одной системой документооборота одновременно. Поэтому в выходные дни, когда производство работало в менее интенсивном режиме, специалисты «Первого Бита» отключили интеграцию с исторической системой и подключили новую. Это позволило сохранить уникальные ссылки на документы из 1C:ERP уже в Документообороте 3.0, при этом не нарушив работу производства.

Перенос задач

Задачи из 1С:ДО 2.1 не переносятся. При этом в исторической версии оставалось около 5 000 старых нерешенных задач. Поэтому перед миграцией была проведена ревизия задач, что позволило закрыть все старые зависшие процессы и без потерь перенести все необходимое.

Создание новой номенклатуры дел

Далее, в рамках проекта, предстояло обновить номенклатуру дел. С переходом на новую систему появилась потребность адаптировать шаблоны в новой системе. Было создано 1 800 новых видов документов и настроили для них более 800 обработок. Большую часть проекта составляла подготовка. Сам переход благодаря этому удалось организовать за один день.

Задачи

Обновить «1С:Документооборот» до актуальной версии, чтобы расширить функционал для дальнейшего масштабирования и развития системы.

Обеспечить высокое быстродействие программы, при этом сохранить все связи между документами и избежать ошибок в учете.

Перейти на новую версию без остановки работы компании и нарушения интеграции СЭД с основной системой – 1С:ERP.

Результаты

Успешно проведена миграция 10 000 ежедневно изменяющихся объектов данных без остановки операционной деятельности. Благодаря поэтапному подходу и тщательно подготовке удалось избежать потерь информации при постоянном обмене, сохранить полную работоспособность старой системы в процессе переноса и гарантировать целостность всех документов при финальном переходе на новое решение.
Удалось повысить общее быстродействие системы.
Все исторические и логические связи между документами, договорами и задачами перенесены полностью, что исключило сбои и ошибки в учете.
Миграция данных выполнена без остановки операционной деятельности компании.
Критически важная интеграция между СЭД и основной системой 1С:ERP не была нарушена, обеспечив непрерывность всех бизнес-процессов во время и после перехода.

Решения, которые мы внедрили клиенту