Описание
На прием новых сотрудников и обработку заявок от действующих занимало много времени, а ведение бумажной документации в больших объемах приводили к многократному росту трудозатрат.
Управляющие ресторанов занимались сбором кадровых документов от сотрудников, далее передачей бумажных экземпляров в офис.
На данный момент в сеть «Сицилия» входит более 30 ресторанов в 30 городах России. Суммарное число сотрудников компании в данный момент превышает 2500. Территориальное распределение и большое количество линейных сотрудников в структуре стали определяющими факторами при принятии решения о внедрении кадрового электронного документооборота.
Из-за территориального разделения, подход к работе с документами мог быть различным в разных офисах компании. Поэтому стояла задача не только масштабировать решение на большое количество пользователей, но и унифицировать процессы и обучить кадровых специалистов работе с «1С:Кабинетом сотрудника». Помимо этого, уникальность проекта в масштабе:
- 2500 сотрудников компании
- Распределенность проекта: более 30 ресторанов в городах России и несколько территориальных отделений бэк-офиса, в которых работает менеджмент, директора и менеджеры.
Проект выполнялся полностью в соответствии с рекомендованной фирмой «1С» технологией внедрения и состоял из двух этапов: пилота и тиражирования.
Реализация пилотного проекта
В составе компании работает несколько юридических лиц. Для реализации пилотного проекта и первичной настройки сервиса взят один из 30 ресторанов сети со штатом в несколько десятков сотрудников: от менеджмента до технического персонала.
Сервис был первично настроен по технологии фирмы 1С. Проверка происходила в реальных условиях. На данном этапе важно было протестировать весь необходимый функционал сервиса и отработать полный цикл работ с личными кабинетами.
Протестированы:
- Прием сотрудника на работу
- Оформление личного кабинета и внесение в него актуальных данных
- Оформление документов: отпусков и больничных
Пилотирование, с целью сократить сроки внедрения, объединено с началом тестовой эксплуатации решения. Личные кабинеты создавались с нуля, как на уже трудоустроенных сотрудников, так и на вновь принятых, пришедших в компанию в период реализации проекта. Это позволило обучить сотрудников работе с кабинетом не только с моделированных условиях, но и на реальных примерах.
Вызовы в период пилотирования
В ходе пилотирования было необходимо обработать большое количество персональных данных будущих пользователей – сотрудников «Сицилии». По каждому сотруднику, вне зависимости от должности и стажа работы в компании, необходимо было иметь перечень достоверной информации: электронных почт, номеров телефонов, ФИО и кадровых документов. Без этого создание личных кабинетов, которые будут корректно работать, было невозможным.
Обучение работе в программе
Обучение пользователей происходило на реальных примерах в ходе опытной эксплуатации пилотного решения, это позволило сократить срок внедрения. Перед последующим тиражированием, подразделение три месяца работало с новым решением. Это позволило проследить отсутствие недочетов и исправить разрывы в местах, где это было необходимо.
Тиражирование проекта
После подтверждения готовности решения к тиражированию, решение масштабировано на другие подразделения компании и территориальные представительства. Чтобы сохранить максимальную работоспособность решения при масштабировании на 2500 сотрудников, работы по внедрению проходили в коммуникации с поддержкой сервиса 1С:Кабинет сотрудника, не отходя от рекомендованной технологии.
