Описание
Компания «ИнфоСервис Регион» – коллектив из 15 сотрудников, 10 из которых работают удалённо в разных часовых поясах. Преобладание дистанционных специалистов создавало серьёзные риски для кадровой службы: оформление отпусков, больничных и командировок на бумаге сопровождалось множеством согласований по почте, в мессенджерах или курьером, замедляло процессы и увеличивало издержки. Географическая распределённость команды также осложняла контроль за соблюдением требований ТК РФ и повышала риски ошибок, несвоевременного оформления отсутствий и нарушений комплаенса.Столкнувшись с этими сложностями, руководство компании приняло решение о внедрении специализированного цифрового сервиса и обратилось к компании «Первый Бит», которая уже сопровождала компанию по продуктам «1С». Специалисты «Первого Бита» провели демонстрацию сервиса «1С:Кабинет сотрудника», после чего решение подключили к действующей программе «1С:Зарплата и управление кадрами».
Сервис «1С:Кабинет сотрудника» – удобный инструмент для управления документами в персональном аккаунте сотрудников и руководителей. Он обеспечивает доступ к необходимой информации через мобильное приложение или веб-браузер на любом устройстве, что заметно упрощает взаимодействие между удалёнными сотрудниками и кадровыми специалистами.
По итогам внедрения специалисты «Первого Бита» оптимизировали управление кадровым документооборотом. Теперь между сторонами возможен обмен различными документами, включая созданные в программе, собственные версии с загруженными печатными формами и произвольные документы, – все они обладают юридической силой. Для подписания используется электронная подпись, что сокращает время на обработку заявлений сотрудников. Обеспечили соответствие требованиям статьи 136 ТК РФ об ознакомлении с расчётными листами: исчезла необходимость их распечатывать и собирать подписи работников. Сотрудники самостоятельно вносят изменения в свои персональные данные, которые затем утверждает бухгалтер в программе «1С:ЗУП». Все кадровые документы, подписанные как сотрудниками, так и организацией, хранятся непосредственно в программе, что обеспечивает их надёжное и удобное управление.
