Описание
Компания активно развивается и на момент принятия решения об автоматизации штат «ПетроИнжиниринг» насчитывал более 1500 сотрудников в 7 филиалах по всей России. Территориальная распределенность и большое количество линейного персонала создавали определенные сложности в кадровом администрировании. Процесс приема новых сотрудников и обработка заявок от действующих занимали значительное время, а ведение бумажной документации в больших объемах приводило к росту трудозатрат кадровой службы.
Из-за территориального разделения подход к работе с документами в разных офисах компании мог отличаться. Поэтому перед командой «Первого Бита» стояла задача не просто масштабировать решение на большое количество пользователей, но и унифицировать процессы, а также обучить кадровых специалистов работе с «1С:Кабинетом сотрудника».
Ключевые особенности проекта:
- Более 1500 сотрудников компании
- Распределенная структура: свыше 7 филиалов в разных городах России
Проект выполнялся в полном соответствии с рекомендованной фирмой «1С» технологией внедрения и состоял из двух этапов: пилотного проекта и тиражирования.
На первом этапе сервис был первично настроен по технологии фирмы «1С». Проверка происходила в реальных условиях — важно было протестировать весь необходимый функционал и отработать полный цикл работы с личными кабинетами.
В ходе пилотирования были протестированы:
- Прием сотрудника на работу
- Оформление личного кабинета и внесение в него актуальных данных
- Оформление документов: отпусков и больничных
Чтобы сократить сроки внедрения, пилотирование было объединено с началом тестовой эксплуатации. Личные кабинеты создавались с нуля как для уже работающих сотрудников, так и для вновь принятых в период реализации проекта. Это позволило обучить персонал работе с кабинетом не только на смоделированных примерах, но и в реальных ситуациях.
В ходе пилотирования потребовалось обработать большой объем персональных данных будущих пользователей. По каждому сотруднику, независимо от должности и стажа, необходимо было иметь достоверную информацию: электронные почты, номера телефонов, ФИО и кадровые документы. Без этого создание корректно работающих личных кабинетов было невозможным.
Обучение пользователей проходило на реальных примерах в ходе опытной эксплуатации пилотного решения, что позволило сократить сроки внедрения. Перед последующим тиражированием пилотное подразделение проработало с новым решением месяц. Это дало возможность убедиться в отсутствии недочетов и своевременно исправить возникающие разрывы в процессах.
После подтверждения готовности решения к масштабированию система была развернута на остальные подразделения компании и территориальные представительства. Чтобы сохранить максимальную работоспособность решения при масштабировании на 1500 сотрудников, работы по внедрению проходили в тесной коммуникации с поддержкой сервиса «1С:Кабинет сотрудника» и строгом соответствии рекомендованной технологии.
