Описание
Пакет управленческой отчетности включал 25 форм с разными алгоритмами расчета, связями между показателями и утвержденной версткой. За отдельные формы и блоки отвечали разные сотрудники, поэтому подготовка отчетности требовала не только сбора данных, но и последующей сверки связей между формами. На подготовку полного пакета отчетности для руководства и акционеров у финансовой команды уходило до 10 рабочих дней.
Отдельная сложность была связана с кадровыми показателями. В бухгалтерской системе данные по фонду оплаты труда отражались сводно, а данные по численности персонала отсутствовали. Для управленческой отчетности требовалась детализация по сотрудникам, должностям и центрам финансовой ответственности, поэтому эти сведения переносились вручную из кадровой системы в расчетные таблицы.
Для решения задачи была создана единая система для ведения бухгалтерского и управленческого учета на базе «1С:Бухгалтерия предприятия 8 КОРП» и «БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет». В рамках проекта сформировали методологию сбора фактических данных, определили источники и правила формирования показателей, восстановили связи между формами и настроили единую структуру нормативно-справочной информации для бюджетирования.
Для показателей отчетности были определены источники данных, правила формирования и связи между формами. Также проектная команда настроила получение фактических данных из бухгалтерского, кадрового и операционного учета. Для кадровых данных был реализован обмен с «1С:Зарплата и управление персоналом 8»: в целевую систему передаются данные по фонду оплаты труда, резервам, численности, сотрудникам, должностям и центрам финансовой ответственности в детализации, необходимой для управленческой отчетности. При этом данные российского бухгалтерского учета продолжают отражаться в прежнем агрегированном виде, поэтому бухгалтерии не пришлось менять привычный порядок работы.
Для финансовой службы разработано автоматизированное рабочее место формирования управленческой отчетности. Пользователь выбирает период, сценарий и пакет отчетности, формирует комплект из 25 управленческих форм или отдельную форму, проверяет данные, устанавливает статусы и выгружает результат в утвержденном табличном формате. В итоговом файле предусмотрена страница «Содержание» с переходами к нужным формам, что упрощает работу с комплектом отчетности.
Качество данных повысилось за счет правил сопоставления и ограничений для элементов нормативно-справочной информации. Система не позволяет использовать элементы справочников, для которых не настроены правила получения данных в управленческий учет. Это снижает риск попадания в отчетность неподготовленных или некорректно сопоставленных данных. Права доступа в рабочем месте строго разграничены.
Заместитель генерального директора по экономике и финансам АО «АЭРО-Шереметьево»
