Описание
В рамках модернизации финансового блока компания ООО «Современные литейные технологии» поставила цель объединить управленческий и финансовый учет в единой системе.
До внедрения финансовые процессы компании были распределены между несколькими системами: 1С:Бухгалтерия, 1С:Зарплата и управление персоналом, Битрикс24 и 1С:Документооборот. Такой «разорванный» контур приводил к ряду проблем:
- Сложность и трудоёмкость бюджетирования.
- Ручное распределение фонда оплаты труда (ФОТ) и слабая связка с проектами.
- Сложность контроля лимитов и прозрачности бюджета движения денежных средств (БДДС).
- Высокая нагрузка на финансовый департамент при подготовке отчётности.
- Неформализованный процесс согласования и актуализации бюджетов.
- Фрагментарное управление заявками на оплату и платёжным календарём.
Финансовый департамент и руководители ЦФО тратили значительную часть времени на сбор и сверку данных, а не на анализ, а управленческие решения по проектам и расходам принимались с задержкой и при ограниченной прозрачности. Для решения этих задач компания выбрала продукт БИТ.ФИНАНС Управленческий учет и команду Первого Бита.
НСИ и единое пространство для бюджетирования
В БИТ.ФИНАНС была сформирована единая структура нормативно‑справочной информации (НСИ):
- Статьи оборотов и статьи бюджета (для БДДС, БДР, ФОТ и проектов).
- Проекты и бюджеты проектов (с детализацией по статьям «Валовый доход» и «Валовый расход» в ОПиУ).
- Сценарии планирования и сценарии исполнения.
- Настройки форм ввода бюджетов для ЦФО, ФОТ и проектов.
Как это помогает: все бюджеты и фактические данные ведутся в единой системе, в согласованных аналитических разрезах. Это устраняет расхождения между разными файлами, снижает риск ошибок и упрощает консолидацию.
Бюджетирование ЦФО и зависимые обороты
Для бюджетов ЦФО были настроены:
- Формы бюджета БДДС и БДР с едиными статьями, при этом плановые данные фиксируются в одной форме;
- Механизм зависимых оборотов, который автоматически рассчитывает показатели БДР (ОПиУ) на основании оборотов бюджета БДДС с учётом ставки НДС и заданных коэффициентов.
- Распределение данных бюджета ЦФО и контроль лимитов БДДС в разрезе статей, ЦФО‑держателей и мероприятий.
Как это помогает: вместо ручного пересчёта и настройки формул в Excel плановые доходы и расходы автоматически согласуются между БДДС и БДР, а заявки на оплату проверяются на наличие лимитов в режиме реального времени.
Бюджет ФОТ и связь с проектами
Существенно уменьшился объём ручной работы при перерасчёте ФОТ по проектам и ЦФО. Оценка себестоимости и рентабельности проектов стала более точной и оперативной.
Консолидация и отчётность по БДДС и БДР (ОПиУ)
Руководство получает готовые, консолидированные отчёты без ручной сборки в Excel. Анализ рентабельности проектов и ЦФО, а также контроль движения денежных средств стали регулярной и менее трудоёмкой операцией.
Казначейство
Компания уменьшила риск кассовых разрывов и получила инструмент для ежедневного мониторинга платёжной дисциплины. В части «Казначейство» реализованы:
- Формирование заявок на оплату в БИТ.ФИНАНС с привязкой к проектам, ЦФО, статьям бюджета и мероприятиям.
- Маршруты согласования заявок ответственными лицами, включая настройку прав установки виз и систему оповещений.
- Автоматическое формирование платёжных документов на основании утверждённых заявок.
- Ведение платёжного календаря, который показывает предстоящее движение денежных средств по проектам, ЦФО и кошелькам.
- Онлайн‑доступ для сотрудников к текущему статусу заявок и ожидаемым платежам.
Актуализация бюджетов, сценарии и согласование
Бюджетный процесс стал регулярным и формализованным; изменения планов и прогнозов фиксируются в системе, есть история версий и понятные процедуры согласования.
