Описание
Холдинг быстро растёт и управляет множеством брендов и филиалов. При увеличении количества площадок и контрагентов руководство столкнулось с проблемой: финансовые процессы перестали успевать за бизнесом. Платежи согласовывались вручную, данные хранились в Excel, ошибки и задержки стали регулярными.
Компания обратилась в Первый Бит для создания единой цифровой платформы финансового управления. До автоматизации согласование платежей занимало до 2–3 дней, а финансовый контроль был разрознен по таблицам. Бухгалтерии приходилось вручную сводить заявки, лимиты и факты оплаты, что приводило к потере прозрачности и ошибкам.
«Нам требовалась система, которая покажет движение денег по всем заведениям в реальном времени. Excel перестал справляться с масштабом бизнеса.» — Финансовый директор Global Kitchen
Почему выбран именно БИТ.ФИНАНС
Global Kitchen рассматривал несколько сценариев — от сохранения текущих процессов до аутсорсинга финансов.
Оптимальным решением стал БИТ.ФИНАНС, потому что он:
- интегрируется с 1С и iiko без сложных доработок;
- поддерживает гибкие маршруты визирования и контроль лимитов;
- настраивается под процессы клиента, а не наоборот;
- даёт прозрачность и контроль в режиме реального времени.
Этапы проекта и результаты
Проект внедрения прошёл поэтапно, каждый шаг имел чёткую цель и дал измеримый результат.
1. Анализ и аудит текущих процессов
Цель: выявить реальные узкие места и точки потери времени.
Специалисты томского офиса компании «Первый Бит» провела аудит существующих схем согласования и Excel-реестров, анализ ошибок и дублей. По итогу анализа составили «дорожную карту» оптимизации — фокус на автоматизацию согласования платежей и контроль лимитов.
Анализ позволил не просто «оцифровать хаос», а выстроить новую, эффективную модель управления финансами.
2. Проектирование и моделирование решения
Цель: спроектировать, как должна работать идеальная система с точки зрения бизнеса.
Команда Первого Бита совместно с Заказчиком определили роли пользователей, маршруты визирования, шаблоны заявок и уровни лимитов. В результате получили согласованную модель будущей системы, понятную всем участникам процесса. Моделирование исключило хаос и обеспечило прозрачность ожиданий до старта внедрения.
3. Настройка и интеграция
Цель: объединить данные из бухгалтерии и ресторанных систем в единую платформу.
В первую очередь реализовали интеграцию с 1С:Бухгалтерией и iiko, настроили обмен справочниками, маршрутов согласования и права доступа.
Сейчас данные автоматически поступают в единый реестр, бухгалтерия избавлена от двойного ввода, руководители видят статус платежей в реальном времени. Интеграция создала «единое окно» финансового управления для всей сети заведений.
4. Обучение пользователей и адаптация
Это ключевой этап внедрения новой системы, который помогает снять сопротивление изменениям и ускорить запуск проекта. Первый Бит провел практические тренинги, сделал видеоуроки и чек-листы. Поддержка пользователей финансового управления была с «первых дней» работы, что обеспечило уверенную работу сотрудников в новой системе.
5. Тестирование и приёмка
Цель: проверить корректность всех сценариев и расчётов до запуска.
Совместная команда Первого Бита и Global Kitchen протестировали маршруты визирования, лимитов и выгрузки данных. Все функции подтвердили корректность, критических ошибок не выявлено.
Этот этап дал уверенность, что система работает стабильно и безопасно для финансовых операций.
6. Промышленный запуск
Цель: перевести все подразделения на работу в БИТ.ФИНАНС без сбоев.
Процесс происходил в формате мягкого запуска в параллельном режиме. Команда Первого Бита мониторит показатели и оперативно помогает пользователям решать вопросы и адаптироваться в системе. Через неделю система стала основным инструментом финансового управления по всем брендам холдинга.
Компания перешла от ручного контроля к цифровой модели финансового управления.
7. Сопровождение и развитие
Сейчас стоит цель развивать систему вместе с ростом бизнеса. Происходят регулярные обновления, расширения функционала, подготовка интеграции с PIX BI для визуальной аналитики и прогнозирования ДДС.БИТ.ФИНАНС стал живым инструментом, который масштабируется и развивается вместе с компанией.
В планах компании:
- подключение новых брендов к единой базе;
- внедрение платёжного календаря и прогнозирования ДДС;
- интеграция с PIX BI для визуальной аналитики;
- расширение контроля договоров и лимитов.
Внедрение БИТ.ФИНАНС позволило холдингу Global Kitchen перейти от ручных таблиц к прозрачной и управляемой финансовой системе. Теперь компания видит движение денег в реальном времени, ускорила согласование платежей в 2 раза и повысила точность финансовых данных. БИТ.ФИНАНС стал не просто программой, а инструментом стратегического управления бизнесом.
Финансовый директор Global Kitchen
