Описание
Для ведения регламентированного, налогового и складского учёта, а также для ведения кадрового учёта и расчёта заработной платы использовалась система «1С:Управление строительной организацией» на базе программного продукта «1С:Управление производственным предприятием». Учет велся по 25 организациям. Не все операции отраслевой специфики были автоматизированы в системе.
Увеличение объёма обрабатываемых данных, а также снятие с поддержки используемой отраслевой конфигурации «1С» (с 2022 года) стали причиной поиска нового решения. ГК «Стройтэк» требовалось внедрение решения, которое бы позволяло вести учет по нескольким организациям, регулярно обновлялось в соответствии с законодательством РФ, а также позволяло полноценно вести учёт как заказчика-застройщика, так и подрядной организации. В качестве исполнителя данного проекта был выбран Воронежский офис компании «Первый Бит», обладающий достаточной компетенцией и опытом по разработке и внедрению проектов в строительной отрасли.
Перед стартом проекта было проведено обследование, которое выявило основные бизнес-процессы компании. У каждого подразделения выделены основные проблемные места и собраны необходимые требования к будущей системе. По итогам обследования было решено перейти на простое для работы и поддержки решение «1С:Бухгалтерия предприятия» с дополнительными модулями программы «БИТ.Сроительство»: «Снабжение и Склад», «Подрядчик», «Заказчик», «Зарплата».
Моделирование проводилось в типовом функционале выбранного решения по блокам ведения и подготовки строительства, в том числе с проработкой нормализации регламентированного учёта в строительстве.
Важной задачей было промоделировать сложные бизнес-процессы оперативного учета, обусловленные наличием большого количества организаций внутри группы компаний. Моделирование проводилось с учетом особенностей и регламентов организации. Были выстроены схемы взаимодействия и документооборота между подразделениями.
Для сметного планирования смогли избавится от планов закупок, которые в «1С:Управление строительной организацией» выполняли роль ресурсной ведомости и были доработаны для контроля лимитов по объему закупаемых материалов. Теперь используется один типовой документ «Лимитно-разделительная ведомость». Это дало возможность автоматически контролировать количество материалов оформлении прорабам заявок на поставку (заявки на материально-производственные запасы – МПЗ), а также формировать отчетность для план-фактного анализа.
Оптимизировали отражение закупки материалов и поступления на склад по ранее созданной заявке на МПЗ. Внедрённое решение («1С:Бухгалтерия предприятия» с дополнительными модулями «БИТ.Строительство») позволяет формировать заявки на МПЗ с учетом нескольких аналитик и последующему созданию цепочки документов с сохранением аналитик.
Для сокращения документооборота на складе переработали процедуры отражения оприходывания материала, поступившим по нескольким товарно-транспортным накладным в рамках одной поставки. Таким образом, вместо трёх-четырёх отдельных документов заполняется и оформляется один приходный ордер, что позволяет сократить объём работы отдела закупок и линейных сотрудников более, чем в 2 раза при обработке свыше тысячи документов.
Ввиду того, что между компаниями, входящими в холдинг, существуют операции, связанные с передачей материалов под производство работ, реализовали схему Интеркампани – возможность одновременной регистрации операций в разных предприятиях, что значительно сокращает время, необходимое для введения данных, и уменьшает вероятность ошибок. Это позволило упростить подготовку и оформление первичной документации как со стороны Поставщика, так и со стороны Покупателя (документы формируются и заполняются в полуавтоматическом режиме).
У отдела снабжения появилось автоматизированное рабочее место, в котором начальник отдела может распределить поступившие от прорабов заявки на МПЗ между сотрудниками, которые в свою очередь в том же рабочем месте видят уже распределенные на него заявки и приступают к их исполнению.
С помощью функционала «События и процессы» модуля «Снабжение и Склад» настроен процесс согласования документов «Лимитно-разделительная ведомость» и «Заявки на МПЗ». Что позволило добиться сокращения бумажного документооборот между подразделениями.
Были настроены права доступа внутри системы. Данная настройка являлась не менее важной, чем моделирование бизнес-процессов, так как система объединяет работу разных организаций и подразделений. С помощью небольших доработок появилась возможность ограничения формирования и просмотра документов по объектам строительства. Аналогичное разграничение прав настроили для расчета зарплаты.
Для ведения регламентированного учета в организациях, выполняющих роль заказчика-застройщика, был внедрен функционал «Заказчик», позволяющий вести учет затрат по объектам строительства жилых домов, отражать расчеты с участниками долевого строительства в соответствии с требованиями федерального закона «Об участии в долевом строительстве многоквартирных домов и иных объектов недвижимости и о внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации» №214-ФЗ от 30.12.2004 г. Появился инструмент, позволяющий вести учёт площадей строительных объектов и распределять затраты в соответствии с указанными площадями. Был исключён ручной перерасчёт НДС и корректировка данных в системе.
В рамках проекта был спроектирован и разработан перенос справочников и ввод начальных остатков, учитывающий разницу ведения учета старой системы «1С:Управление строительной организацией» и новой на базе «1С:Бухгалтерия» с функционалом для строительства. Это позволило успешно и без потерь перенести все данные в новую систему.
На этапе ввода в опытно-промышленную эксплуатацию подготовили программу и демо-примеры, провели обучение пользователей внедряемой системы.
В процессе моделирования было проведено обучение типовому функционалу ответственных пользователей. При составлении планов обучения были детально проработаны темы и сквозные примеры процессов, так как для пользователей функционал был совершенно новым.
