Описание
Более 10 лет компания вела бухгалтерский и налоговый учет в системе «1С:Бухгалтерия 8» по трем юридическим лицам. На момент обращения в Первый Бит, у руководства «НижСТМ» остро встала необходимость в организации нерегламентированного учета, а также автоматизации бизнес-процессов:
- оперативный и управленческий учет по складам отсутствовал;
- финансовое планирование и учет бюджета велись во внешних системах (Excel и др.);
- возникали сложности с формированием консолидированной отчетности и контролем исполнения смет и план-фактного анализа выполнения строительных работ;
- учет материалов на объектах был непрозрачным и неавтоматизированным.
Компания рассматривала целый ряд специализированных решений для строительной отрасли. По совокупности функций остановила выбор на линейке программ Бит.Строительство, внедрение которой доверила местному филиалу вендора – нижегородскому офису Нижний Новгород на пл. Минина компании Первый Бит.
Проект реализовали по технологии сбалансированного внедрения: сначала анализ процессов, потом настройка готовых решений, затем кастомизация узких мест.
Для решения задач проекта учетную систему «1С:Бухгалтерия ПРОФ» дополнили модулями:
- «БИТ.Строительство. Основная поставка (Подрядчик)» - позволил вести учет смет, фиксировать выполнение работ и формирование документов (КС-2, КС-6а и др.).
- «БИТ.Строительство. Снабжение и склад» - позволил автоматизировать процессы снабжения и учета материалов по объектам строительства.
- «БИТ.Строительство. Управленческий учет» - позволил вести управленческий и финансовый учет, план-фактный анализ, формировать заявки на расходование и осуществлять бюджетный контроль.
В рамках проекта можно выделить отдельные блоки работ:
1. Технологическое объединение баз.
Объединение трех учетных баз проводили в 2 этапа. Первое тестовое объединение подсветило ряд сложностей. Одна из баз была создана путем копирования другой, поэтому содержала договоры с аналогичным идентификатором (GUID), и такие элементы при объединении «схлопывались». Именно тестовое объединение позволило сформировать уточненную оценку работ по проекту, предусмотреть устранением проблем с идентификаторами справочников, а также разработать алгоритмы по корректному переносу и сопоставлению данных. Для решения проблемы с дублями создали доработку по замене GUID.
2. Восстановление исторических данных с помощью робота на базе PIX RPA.
Для достоверного учета важно было перенести и восстановить документы начиная с 2017 года. Из-за объединения баз по разным юр. лицам, осложненным дублями идентификаторов, при переносе данных была потеряна связь между документами реализации и счетами-фактурами (в базе-источнике связь была, но при переносе отражалась не всегда корректно). Ручная проверка заняла бы порядка 50 человеко-часов (т.е. 7 полных рабочих дней). Чтобы ускорить этот процесс вручную отработали 10 документов, прописали алгоритм и запрограммировали цифрового ассистента на платформе PIX RPA. На это ушло всего 4 часа! Робот выполнил сопоставление более 80 000 документов за 2 дня, причем работал он в выходные, что позволило избежать ручного труда при обработке большого массива первичных документов и не прерывать работы по проекту. Робот помог сэкономить 7 рабочих дней и обошелся в 13 раз дешевле ручной проверки.
3. Доработки под специфику предприятия.
Автоматизировали формирование сметы для заказчика, процесс подготовки коммерческих предложений реализовали непосредственно в 1С. Сначала составляется внутренняя смета, для нее используется единая библиотека номенклатур с ценами, производится расчет себестоимости и маржинальности проектов. В ходе проекта разработали документ «Смета для Заказчика», который позволяет на основании внутренней сметы создать документ, заложив туда необходимые наценки. На основании «Сметы для Заказчика» реализовали автоматическое формирование КС-2.
Создали подсистему «Выполненные работы» для отражения факта работ и расчета сдельной оплаты труда сотрудников. Настроили автоматическое списание материалов по выполненным работам и доработали отчет «Накопительная ведомость по выполненным работам» (КС-6а).
Эта подсистема берет из сметы плановые показатели по видам работ и их стоимости, а сотрудники отражают факт выполненных работ.
Ценность этого инструмента:
- для сотрудника рассчитает какую оплату он получит за конкретный объем выполненных работ.
- для руководителей отследит отклонение плановых и фактических данных - сколько уже сделано или не сделано, какие работы выполнены сверх плана, причем в разрезе объектов строительства. Для удобства применили цветовые индикаторы: система подкрашивает красным превышения факта над планом.
После внедрения и доработок провели пошаговое обучение пользовательских групп по новым модулям и процессам. После запуска системы в промышленную эксплуатацию оперативно оказывали консультации.
