В то время как некоторые строительные компании пренебрегают составлением бюджета, что приводит к финансовым потерям к моменту сдачи проекта, другие пытаются управлять своими финансами с помощью электронных таблиц Excel или бумажных методов. Однако это часто оказывается неэффективным и отнимает много времени. Как строительной компании правильно составить бюджет, чтобы обеспечить рентабельность по завершении проекта? В этой статье мы расскажем об основных шагах.
Строительство - сложный процесс, требующий тщательного планирования и контроля расходов. Как компаниям следить за расходами и не превышать бюджет? Решение простое: составить четко определенный бюджет проекта и регулярно контролировать его с момента утверждения расходов.
Что такое бюджет в строительстве?
Бюджет проекта - это финансовый план, в котором подробно расписано, сколько денег потребуется на строительство и как эти средства будут распределены. Это не просто список расходов, а стратегический инструмент, призванный помочь:
- заранее планировать расходы и предотвращать перерасход средств;
- отслеживать, сколько денег уже потрачено и сколько еще осталось;
- эффективно распоряжаться временем и ресурсами для соблюдения сроков реализации проекта.
Компоненты бюджета строительного проекта
Бюджетирование в строительстве - это процесс управления финансами компании посредством создания и исполнения взаимосвязанных бюджетов, отражающих операционные аспекты в количественном и денежном выражении. Оно используется для достижения следующих целей:
- Повысить эффективность управления материальными и финансовыми ресурсами;
- Оптимизировать процесс принятия экономически обоснованных бизнес-решений;
- Оценить потенциальные последствия этих решений.
В отличие от многих отраслей, бюджетирование в строительстве часто основывается не на прогнозируемых объемах продаж, а на планируемых объемах строительства. Это различие обусловлено необходимостью разработки сметы на приобретение земли, получение разрешений и подготовку исходной документации. Наряду со стандартными бюджетами, такими как отчеты о доходах и расходах или отчеты о движении денежных средств, строительные компании также составляют бюджет по конкретному проекту, который и будет предметом нашего обсуждения.
В бюджете проекта указываются расходы, необходимые для успешного завершения проекта, а также план доходов. Основные категории затрат включают закупку материалов, услуги сторонних организаций, оборудование и технику, заработную плату, приобретение земли, проектирование и экспертизу.
Первоначально бюджет проекта составляется в виде приблизительной сметы, включающей предварительные статьи расходов и приблизительные цены. Зачастую именно этот первоначальный бюджет определяет, будет ли проект продолжен или заброшен.
Структура доходов и расходов бюджета проекта
Бюджет строительного проекта состоит из двух основных частей: доходов и расходов (или платежей и поступлений). Доходы представляют собой активы, ожидаемые от продажи или завершения строительного проекта, а расходы включают в себя все затраты на проект, включая проектирование, строительство и даже гарантийное обслуживание, если оно предусмотрено контрактом.
Составление четкого бюджета проекта и регулярный мониторинг расходов позволяют строительным компаниям лучше контролировать расходы, избегать финансовых ошибок и обеспечивать прибыльность по завершении проекта.
Как контролировать исполнение бюджета строительного проекта
Чтобы эффективно управлять бюджетом строительного проекта, необходимо постоянно контролировать как финансовый, так и физический прогресс. Руководитель проекта должен выявлять любые отклонения, анализировать их причины и, при необходимости, принимать корректирующие меры или предлагать корректировку бюджета.
Не менее важно следить за тем, чтобы фактический объем и стоимость работ на объекте соответствовали первоначальному плану, и чтобы цены на строительные материалы и оборудование оставались актуальными.
Контроль платежей в строительных проектах
Для эффективного управления платежами рекомендуется утверждать заявки на оплату каждой конкретной задачи либо заранее (для закупки материалов или других предоплат), либо по мере выполнения задачи, вплоть до ее завершения. Окончательные платежи должны производиться только после завершения работ, подтвержденные подписанными актами приемки или авторизованным разрешением финансового отдела или руководства компании.
Каждое превышение бюджета должно быть индивидуально рассмотрено на предмет обоснованности. Если превышение признано обоснованным, оно должно финансироваться из резервного фонда проекта, если такой фонд был включен в бюджет и достаточен для покрытия превышения. В противном случае необходимо скорректировать бюджет.
Избегайте использования средств, предназначенных для финансирования завершенных работ, для обеспечения будущих задач, поскольку это может привести к нехватке финансов на момент начала следующего этапа, что усугубит проблемы с течением времени.
Прежде чем перечислять средства подрядчикам или оплачивать материалы, необходимо убедиться, что все договорные обязательства, графики и условия платежей полностью соблюдены.
Контроль расходов в строительном проекте
Вы можете управлять планом расходов проекта, регулярно формируя отчет «план-факт», который должен составляться ежемесячно или еженедельно. Для составления отчета используются следующие источники информации:
- бюджет проекта;
- акты приемки выполненных работ;
- справки с указанием стоимости выполненных работ и расходов;
- любые другие соответствующие документы, которые компания использует для учета расходов по проекту.
Если в течение отчетного периода на выполнение конкретной задачи было потрачено больше средств, чем планировалось изначально, необходимо проконсультироваться с руководителем проекта или директором по строительству, чтобы определить, можно ли сохранить общий бюджет без ущерба для сроков, объема и качества проекта. Если это возможно, то оставшийся бюджет может быть соответственно сокращен. Если нет, необходимо провести тщательный анализ, чтобы определить, будут ли расти затраты на аналогичные задачи в будущем и возможны ли значительные задержки.
Если увеличение расходов неизбежно, бюджет проекта, возможно, придется скорректировать с учетом этих изменений.
Как составить бюджет строительного проекта
Планирование бюджета строительного проекта начинается с оценки его рентабельности. Первоначальный бюджет составляется до начала работ и, как правило, представляет собой смету, учитывающую возможные отклонения или ошибки в ходе реализации проекта.
На этом раннем этапе определяются ключевые категории затрат, условия контрактов с клиентами, а также типы необходимых материалов и услуг. После подписания контракта составляется более подробный бюджет, предоставляющий компании всю необходимую информацию об объеме работ и связанных с ними затратах.
Процесс составления бюджета строительного проекта делится на несколько этапов:
- Этап оценки: проводится первоначальный анализ, собираются приблизительные цифры и данные.
- Стадия разработки и заключения контракта: проект детализируется, в нем указываются все статьи расходов, график платежей и этапы выполнения.
- Стадия исполнения: при необходимости вносятся корректировки в бюджет и оцениваются риски, которые могут повлиять на рентабельность. При значительном расхождении между запланированными и фактическими затратами бюджет пересматривается и утверждается заново.
- Заключительный этап: подготавливаются отчеты о результатах проекта, в которых обобщаются ключевые показатели эффективности.
Основное преимущество бюджетирования в строительстве – это наличие четкого плана, которым проект руководствуется на протяжении всего своего жизненного цикла. Знание планируемого бюджета позволяет эффективно контролировать расходы на каждом этапе, включая закупки. Это гарантирует раннее выявление избыточных закупок материалов или превышения расходов, что позволяет своевременно оптимизировать финансы и предотвратить ненужный перерасход средств.
Автоматизация бюджетирования строительных проектов
Для эффективного управленческого учета в строительстве существуют специализированные программные решения, позволяющие автоматизировать процессы, в частности, бюджетирование. Программный продукт, разработанный с учетом специфики отрасли, позволяет точно отслеживать и контролировать все аспекты бюджетирования и финансового планирования.
Такая информационная система предоставляет достоверные данные о том, когда будут выполняться запланированные работы, достаточно ли средств, от кого ожидаются платежи и кому необходимо перечислить средства. Любые корректировки бюджета производятся быстро и точно, исключая необходимость трудоемких ручных подсчетов.
Внедрение системы автоматизации бюджетирования значительно повышает эффективность и прозрачность управления строительными проектами.
БИТ.Строительство/ Казначейство и бюджетирование
Модуль «Казначейство и бюджетирование» в системе БИТ.Строительство помогает сократить незапланированные платежи и повысить точность консолидации и планирования бюджета по всем видам деятельности, контрактам и отдельным проектам строительной компании.
Основные функции модуля:
- Разработка прогнозных балансов;
- Мониторинг различных бюджетов: инвестиции, движение денежных средств, доходы и расходы, операционные затраты, продажи, закупки и запасы;
- Сравнительный анализ плановой и фактической прибыли и затрат с детализацией по центрам затрат и строительным объектам;
- Составление графиков платежей для предотвращения дефицита денежных средств.
Модуль позволяет осуществлять бюджетное планирование как «сверху вниз», так и «снизу вверх», позволяя создавать бюджеты проектов на любой необходимый период времени. Он эффективно обрабатывает действия в автоматическом режиме и предоставляет актуальную бюджетную информацию без ошибок.
Бюджетирование в подсистеме 1С:ERP Управление строительной организацией
Контролировать движение бюджетов строительного проекта позволяет система 1С:ERP УСО в специально разработанной для этого подсистеме. Подсистема позволяет формировать бюджеты по разным статьям: доходам и затратам, денежным средствам, производственная программа, план продаж, а также формировать общий бюджет по группе компаний.
Среди функций специальной подсистемы:
- Моделирование финансового плана, учитывая различные сценарии;
- Учет данных из дополнительных источников при составлении бюджета;
- Контроль за расходованием ДС;
- План-фактный анализ финансового состояния;
- Регламентирование бюджетирования;
- Анализ бизнес-модели с использованием трех различных финансовых отчетов;
- Оперативные отчеты, которые позволяют отследить отклонения по бюджету и срокам на ранних этапах.
Подсистема бюджетирования в ERP УСО позволяет организовать финансовые задачи – товарное планирование, планирование производства, закупки и продажи – как единый процесс управления бюджетом проекта.
