В этой статье мы рассмотрим, какие документы необходимо оформить в программе. Важно уточнить: для данной процедуры вам понадобятся дополнительные печатные формы, которые не предусмотрены в стандартном функционале «1С:ЗУП».
Увольнение и сокращение: законодательные нормы
Согласно п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, работодатель вправе расторгнуть трудовой договор с сотрудником в случае сокращения численности или штата работников.
При этом важно различать два этих термина:
- Сокращение штата - это полное закрытие определенных должностей или целых отделов из штатного расписания компании. При этом сотрудников увольняют, а новые места вместо них не создают.
- Сокращение численности работников - это уменьшение числа штатных единиц по определенной должности при сохранении самой должности в компании, которое служит законным основанием для увольнения по инициативе работодателя.
Важно учитывать, что расторжение трудового договора по данной статье правомерно только тогда, когда оно вызвано объективными преобразованиями в технологических или организационных процессах организации. Согласно позиции Верховного Суда РФ (определение от 03.12.2007 № 19-В07-34), к таким обстоятельствам относятся модернизация рабочих мест по результатам их аттестации, структурные реформы производства, а также внедрение нового оборудования и технологий.
Кроме того, нельзя увольнять по сокращению численности или штата (ч. 1, 4 ст. 261 ТК РФ):
- беременных женщин;
- женщин, имеющих ребенка в возрасте до 3 лет;
- одиноких матерей, воспитывающих ребенка в возрасте до 16 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет);
- отцов и других лиц, воспитывающих без матери ребенка в возрасте до 16 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет), либо опекунов, попечителей указанных детей;
- родителей (опекунов, попечителей), которые являются единственными кормильцами ребенка в возрасте до 3 лет в семье с 3 и более детьми в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида до 18 лет, если другой родитель (опекун, попечитель) не работает.
Определить, кого следует сократить, а кого оставить, следует поручить специальной комиссии, которая создается на основании приказа, составленного в свободной форме. В этом приказе следует указать:
- основания для создания комиссии;
- Ф. И. О. и должности ее членов;
- их полномочия;
- задачи и цели, поставленные перед ними;
- срок действия комиссии.
Членов комиссии необходимо ознакомить с этим приказом под подпись. Указанная комиссия должна определить круг сотрудников, имеющих преимущественное право на оставление на работе. Для этого ей следует:
- определить производительность труда и квалификацию каждого сотрудника, подлежащего сокращению (ст. 179 ТК РФ). При определении производительности труда необходимо учитывать получение работником поощрений, премий, применение дисциплинарных взысканий, объем выполняемых работ, экономное использование ресурсов, изготовление бракованных изделий, наличие жалоб клиентов. А для оценки квалификации – уровень его образования, наличие ученой степени, стаж работы и т.п.;
- выявить обстоятельства, препятствующие увольнению по инициативе работодателя (ст. 261, 264 ТК РФ).
Результаты работы, проделанной комиссией, оформляются протоколом о преимущественном праве на оставление на работе. Этот протокол составляется в свободной форме.
Этапы оформления увольнения в связи с сокращением численности или штата работников
Издать приказ о сокращении штата или численности сотрудников
Законодательство не устанавливает унифицированной формы для такого приказа, поэтому он утверждается в произвольном виде. Главное — отразить в содержании два ключевых момента: дату начала организационно-штатных мероприятий, а также конкретные должности и число сокращаемых единиц.
Издать приказ об утверждении нового штатного расписания или внесении изменений в старое
Данный приказ не имеет унифицированной формы и издается в свободном виде. Если процедура требует утверждения новой редакции штатного расписания, она идет приложением к документу. Если же корректируется текущее штатное расписание, то все изменения фиксируются прямо в тексте приказа.
Определить круг сотрудников, имеющих преимущественное право на оставление на работе
Оценка преимущественного права на оставление на работе обязательна исключительно при сокращении численности штатных единиц. При полном упразднении конкретной должности (сокращении штата) данная процедура не проводится, что регулярно подтверждается судебной практикой (в частности, определениями Третьего КСОЮ от 28.07.2025 № 88-14324/2025 и Седьмого КСОЮ от 20.07.2023 по делу № 88-10786/2023).
Базовым критерием для сохранения рабочего места выступает уровень квалификации и производительности труда сотрудника (ч. 1 ст. 179 ТК РФ). Социальные гарантии, предусмотренные частью 2 указанной статьи, применяются только в случае равенства этих профессиональных показателей.
К числу приоритетных категорий закон относит:
- семейных граждан при наличии двух и более нетрудоспособных членов семьи на полном содержании;
- лиц, являющихся единственными работниками с самостоятельным заработком в семье;
- работников, получивших в данной организации профессиональное заболевание или трудовое увечье;
- инвалидов ВОВ и боевых действий;
- лиц, обучающихся на курсах повышения квалификации по направлению работодателя.
Также прерогативой пользуются родители несовершеннолетних детей, если второй родитель мобилизован или выполняет задачи в составе ВС РФ (иных формирований) по контракту. С 1 сентября 2026 года в этот перечень официально включены вернувшиеся к трудовым обязанностям участники СВО (ФЗ от 25.04.2026 № 108-ФЗ). Данный список может быть расширен на локальном уровне правилами коллективного договора.
Уведомить работника о предстоящем увольнении
Каждого сотрудника необходимо предупредить о сокращении лично и под подпись (ч. 2 ст. 180 ТК РФ).
Сроки уведомления:
- 2 месяца — стандартный минимальный срок для большинства работников.
- 7 календарных дней — для сотрудников, занятых на сезонных работах (ч. 2 ст. 296 ТК РФ).
- 3 календарных дня — для тех, кто работает по срочному договору (до 2 месяцев) (ч. 2 ст. 292 ТК РФ).
Важные нюансы при оформлении:
- Досрочное увольнение: с письменного согласия работника трудовой договор можно расторгнуть раньше окончания этих сроков, выплатив ему дополнительную компенсацию (ч. 3 ст. 180 ТК РФ).
- Если работник отказывается ставить отметку о получении уведомления, необходимо составить соответствующий акт в присутствии не менее чем двух свидетелей – этот документ станет подтверждением факта уведомления работника об увольнении
Предложить работнику вакантные должности
Работодатель обязан предложить сокращаемому сотруднику все подходящие вакантные должности в компании (ч. 1 ст. 180 ТК РФ). Список свободных мест можно включить прямо в уведомление о сокращении либо оформить отдельным документом.
- Предлагать вакансии нужно неоднократно. Извещайте сотрудника обо всех новых подходящих местах, появляющихся в организации вплоть до его последнего рабочего дня.
- Вы можете предлагать не только равнозначную работу. По закону подходят нижестоящие должности и нижеоплачиваемая работа (ч. 3 ст. 81 ТК РФ).
- Допускается предлагать и временную занятость — например, декретную ставку сотрудника, ушедшего в отпуск по уходу за ребенком (письмо Роструда от 29.07.2009 № 2263-6-1).
Итог процедуры: Если работник выбирает одну из предложенных должностей, оформляется перевод на другое место (ст. 72.1, ч. 3 ст. 81 ТК РФ). В этом случае трудовой договор не расторгается, и увольнение отменяется.
Порядок и сроки уведомления профсоюзной организации и службы занятости
Сроки уведомления профсоюза
- За 2 месяца: минимальный срок для предупреждения профсоюза о предстоящем сокращении штата или численности сотрудников.
- За 3 месяца: обязательный срок, если планируемое сокращение грозит стать массовым.
- Свободная форма: закон не утвердил строгий бланк извещения, работодатель составляет его самостоятельно.
Особенности
- при сокращении рядового сотрудника, состоящего в профсоюзе, работодатель обязан запросить и учесть позицию профкома
- если под сокращение попадает руководитель (или его заместитель) выборного профсоюзного органа, не освобожденный от основной работы, уволить его можно только с одобрения вышестоящего профсоюза
Сроки уведомления службы занятости (СЗН)
- За 3 месяца: сообщает организация, если сокращение приведет к массовому увольнению работников.
- За 2 месяца: сообщает организация при обычном (не массовом) сокращении штата или численности.
- За 2 недели: сообщает работодатель в статусе индивидуального предпринимателя (ИП) при любом сокращении.
Форма № 1: строго обязательный бланк для предоставления сведений о сокращении и закрытии трудовых договоров ( Утверждена: приказом Минтруда России от 16.04.2024 № 195н) .
Издать и зарегистрировать приказ о прекращении трудового договора
Трудовой договор можно расторгнуть до завершения двухмесячного срока предупреждения (ч. 3 ст. 180 ТК РФ). Для этого требуется обязательное письменное согласие сотрудника. В таком случае ему выплачивается дополнительная компенсация -средний заработок, рассчитанный пропорционально времени, оставшемуся до плановой даты увольнения.
Если сотрудник отказался от всех вариантов перевода, в его последний рабочий день кадровая служба издает приказ о прекращении трудового договора (по унифицированной форме № Т-8 / Т-8а или по утвержденной в компании форме). В день увольнения работодатель обязан ознакомить сотрудника с приказом под подпись (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ). Если работник потребовал выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения), то работодатель обязан это сделать.
Если приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, то на приказе (распоряжении) нужно сделать соответствующую запись. Кроме того, нужно составить акт о невозможности ознакомить работника с приказом (либо об отказе работника ознакомиться с приказом)
Подать в СФР сведения об увольнении работника
Вне зависимости от способа ведения трудовой книжки уволенного сотрудника, работодатель обязан представить в Социальный фонд России (СФР) сведения о его увольнении по форме ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, далее – Закон № 27-ФЗ). Сведения в СФР нужно представить не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении (пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
Внести запись в личную карточку работника (при необходимости)
Вести личные карточки сотрудников больше не требуется (письмо Минтруда № 14-6/В-1487).
По желанию: работодатель вправе продолжить их заполнение исключительно по собственной инициативе.
Формы карточки
Свой бланк: коммерческие компании могут разработать и утвердить собственную форму (письмо Роструда № ПГ/1487-6-1).
Форма № Т-2: стандартный унифицированный бланк Госкомстата для коммерческого сектора.
Форма № Т-2ГС(МС): специальный бланк Госкомстата для государственных и муниципальных служащих.
Внести запись об увольнении в бумажную трудовую книжку
Бумажная трудовая книжка заполняется, если сотрудник не выбрал ведение данных о трудовой деятельности в порядке, установленном ст. 66.1 ТК РФ.
Произвести окончательный расчет с работником и составить записку-расчет при прекращении трудового договора
В день увольнения работника с ним нужно произвести окончательный. При этом работодатель обязан выплатить сотруднику:
- причитающуюся заработную плату;
- компенсацию за неиспользованный отпуск (ч. 1 ст. 127 ТК РФ);
- компенсацию за досрочное расторжение трудового договора (при наличии права на нее) (ч. 3 ст. 180 ТК РФ);
- выходное пособие при увольнении (ч. 1 ст. 178 ТК РФ);
- компенсацию за неиспользованные отгулы за работу в выходные или нерабочие праздничные дни (при их наличии) (ч. 6 ст. 153 ТК РФ).
Записка-расчет применяется для учета и расчета заработной платы и других выплат, причитающихся работнику при увольнении. Она оформляется по форме № Т-61, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Этим же постановлением установлен порядок ее заполнения.
Бывают случаи, когда сотрудник не работает в день увольнения, поэтому произвести с ним расчет в день увольнения невозможно. В этой ситуации работодатель должен выплатить причитающиеся суммы не позднее дня, следующего за днем предъявления работником требования о расчете (ч. 1 ст. 140 ТК РФ).
Если между сотрудником и работодателем возникнет спор относительно размера сумм, подлежащих выплате, то в день увольнения работодатель обязан выплатить сумму, которая не оспаривается им (ч. 2 ст. 140 ТК РФ).
Выдать работнику документы
Подробно про выдачу документов при увольнении читайте в нашей статье.
Сообщить об увольнении работника в военкомат (при необходимости)
При увольнении военнообязанного лица организация обязана направить соответствующее уведомление в орган, осуществляющий его воинский учет (военкомат по месту жительства/пребывания сотрудника либо в орган местного самоуправления при отсутствии комиссариата). Данная позиция подтверждена письмом Минобороны России от 06.10.2023 № 207/6/3665.
В соответствии с подпунктом «а» пункта 32 Положения о воинском учете (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719), на отправку сведений работодателю отводится не более пяти календарных дней с момента издания приказа об увольнении. Отчетность предоставляется по унифицированной форме, регламентированной Приложением № 2 к указанному Положению.
Действия в 1С:ЗУП
Изменение штатного расписания
Сначала необходимо ввести документ «Изменение штатного расписания». (Кадры – Штатное расписание – Изменения штатного расписания – Создать - Изменение штатного расписания).
!Важно для программы документы изменения штатного расписания и утверждение штатного расписания равнозначны, после введения изменения штатного расписания вводить утверждение не требуется.
В нашем примере будет происходить сокращение штата, поэтому требуется закрыть позицию. Для этого в документе «Изменение штатного расписания» выбираем «Закрыть позицию» - в открывшемся окне «Штатное расписание» выберем нужную позицию.
После выбора позиция отобразится в списке в документе «Изменение штатного расписания» красным цветом и с комментарием позиция закрыта.
Оформление увольнения сотрудника в 1С:ЗУП
Следующим шагом мы формируем увольнение сотрудника (Кадры - Все кадровые документы - Создать - Увольнение/Увольнение списком). Основанием увольнения является "Сокращение численности работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации".
На закладке Условия увольнения требуется указать кратность выходного пособия в размере одного среднемесячного заработка (п.2 ч.1 ст 81 ТК РФ).
В закладке Начисления и удержания можно проверить наличие всех положенных сотруднику начислений.
Документы для предоставления работнику формируются из документа Увольнение, по кнопке «Печать» из выпадающего списка нужно выбрать «Комплект документов при увольнении».
Сформировать ЕФС 1 подр 1.1. для отправки в фонд можно: Кадры – Электронные трудовые книжки – Создать – Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1 , там же можно сформировать Сведения о трудовой деятельности работника, СТД-Р для предоставления работнику.
