Электронные путевые листы в 1С: автоматизация учёта и работа в 1С:ERP

Электронный путевой лист в 1С — это цифровой аналог бумажного документа, который фиксирует маршрут, данные водителя, показания одометра и результаты медицинского осмотра. С марта 2023 года формат ЭПЛ утверждён приказом ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@. Его применение законно и равнозначно бумажному варианту.

Что такое электронный путевой лист в 1С и зачем он нужен

Путевой лист — первичный документ для учёта и контроля работы транспортного средства и водителя. Основание: п. 14 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта». С 11 марта 2023 года путевой лист можно оформить в электронном виде на основании п. 9 приказа Минтранса России от 28.09.2022 № 390.

Электронный путевой лист (ЭПЛ) оформляется на любое транспортное средство — собственное или арендованное, используемое как для перевозки грузов, так и для служебных нужд организации или ИП.

Чем грозит отсутствие путевого листа

Штрафная санкция зависит от того, кто нарушил требование:

Инспектор ГИБДД вправе выписать штраф не только за отсутствие документа, но и за ошибки в его оформлении. Срок хранения путевых листов — 5 лет, если они связаны с учётом материально ответственных лиц.

Зачем переходить на ЭПЛ

Бумажный путевой лист — источник ошибок, потерь и лишней работы диспетчера. Значительная часть полей заполняется вручную, что увеличивает риск некорректного оформления и, соответственно, штрафов.

При работе с электронным форматом данные о транспортном средстве, водителе, медосмотре и техническом контроле подтягиваются автоматически. ЭПЛ интегрируется с бухгалтерскими системами, модулями учёта ГСМ и GPS-мониторингом. Это снижает трудозатраты и исключает дублирование данных.

Автоматизация учёта путевых листов в 1С

Учёт путевых листов в 1С организован в рамках подсистемы электронного документооборота через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Обмен данными происходит через оператора — юридическое лицо из реестра Минтранса. Фирма «1С» совместно с АО «Калуга Астрал» запустила сервис 1С-ЭПД в 2022 году.

Настройки путевого листа

Перед началом работы необходимо подключить учётную систему к сервису 1С-ЭДО. Без этого шага ни отправить, ни получить электронные перевозочные документы не получится.

После подключения настройку выполняют так:

1. Перейти в раздел НСИ и администрирование → Обмен электронными документами → Обмен с контрагентами → Настройки ЭДО.
2. Выбрать настройку ЭДО с конкретным контрагентом.
3. В форме Настройки отправки документов установить флаги напротив строк: «Электронный путевой лист», «Электронный заказ (заявка)», «Электронный договор фрахтования».

Проверка наличия новых электронных документов в сервисе 1С-ЭДО выполняется автоматически каждые 30 минут. При необходимости интервал можно изменить в настройках.

Все электронные перевозочные документы доступны через раздел Продажи → Электронные перевозочные документы.

Создание путевого листа

Для создания нового ЭПЛ оформитель (собственник или арендатор транспортного средства) заполняет данные о предстоящей поездке:

• вид перевозки и транспортного сообщения;
• сведения о транспортном средстве и водителе;
• данные оформителя и его статус;
• ответственные за медосмотр и технический контроль — штатный сотрудник или сторонняя организация.

Если медосмотр или технический контроль проводит сторонняя организация, её нужно выбрать из справочника контрагентов. Для сторонних участников заранее настраивают ЭДО так же, как описано в предыдущем разделе.

Оформитель завершает составление документа и направляет сведения остальным участникам взаимодействия через кнопку Отправить. При отправке файл подписывается усиленной квалифицированной (УКЭП) или усиленной неквалифицированной (УНЭП) электронной подписью. Оператор проверяет подпись и передаёт данные в ГИС ЭПД.

Электронные путевые листы в 1С:ERP — этапы оформления

Путевые листы в 1С:ERP поддерживаются начиная с версии 2.5.12.95 (изменения внесены постановлением Правительства РФ от 25.03.2023 № 476). Документооборот ЭПЛ состоит из шести последовательных этапов — их называют «титулами».

Этап 1. Оформление. Заполняются данные о предстоящем рейсе: транспортное средство, водитель, маршрут, вид перевозки. Определяется, кто проводит медосмотр и технический контроль.

Этап 2. Медосмотр перед рейсом. Медработник фиксирует данные об осмотре и время его проведения. Если путевой лист оформлен на нескольких водителей — сведения вводятся по каждому отдельно. При отрицательном результате медработник нажимает «Медосмотр не пройден» и указывает причины.

Этап 3. Технический контроль транспорта. Ответственный специалист указывает время проведения контроля, дату и время выпуска ТС, проставляет отметку о разрешении или запрете выезда.

Этап 4. Показания одометра при выезде. После внесения данных ответственный сотрудник запрашивает из ГИС ЭПД QR-код. Код направляется водителю по электронной почте прямо из программы или через мессенджер.

Этап 5. Показания одометра при заезде. По возвращении фиксируются признак окончания рейса, время заезда и итоговые показания одометра.

Этап 6. Послерейсовый медосмотр. Обязателен только для пассажирских перевозок. Для грузовых — тумблер «Послерейсовый осмотр» устанавливается в положение «Обязателен» вручную, если такой осмотр планируется.

По мере заполнения каждого этапа пиктограммы навигации в программе окрашиваются в жёлтый цвет — это означает, что сведения переданы всем участникам обмена. Статусы отправленных титулов отражаются в графе Состояние ЭДО списка электронных путевых листов.

Модуль «Путевой лист» для 1С:ERP

Штатный функционал 1С:ERP закрывает базовые задачи электронного документооборота. Для компаний с собственным автопарком, где нужна расширенная аналитика по ГСМ и нормативный расчёт топлива, доступен специализированный модуль.

Модуль совместим с конфигурацией 1С:ERP Управление предприятием 2, версия 2.5.20.80 и выше. Поставляется в виде расширения (.cfe), не требует изменений типовой конфигурации.

Ключевые возможности модуля:

• Поддержка форм путевых листов 4-П, 4-С и «Специальные» (грузовые и спецтранспорт).
• Автоматический расчёт нормативного расхода топлива по формулам Минтранса № АМ-23-р.
• Работа с поправочными коэффициентами — сезонными, дорожными, климатическими.
• Учёт нескольких видов топлива или их смеси для одного транспортного средства.
• Кнопка «Расход топлива» и журнал путевых листов с фильтрацией по водителю, ТС и периоду.
• Расчёт ГСМ — функция автоматически пересчитывает пробег и топливо при внесении исправлений задним числом.
• Массовое создание путевых листов и заполнение по шаблонам.

Этапы настройки модуля

Настройка ведётся в несколько шагов. Каждый шаг — отдельная операция, смешивать их не нужно.

1. Настройка видов движения топлива. В справочнике «Виды движения» задаются статьи прихода и расхода ГСМ для последующего отражения в бухгалтерском учёте.
2. Создание карточки транспортного средства. Заполняются: гос./VIN-номер автомобиля, модель, тип кузова, тип топлива, норма расхода на 100 км, ответственный водитель, гаражный номер.
3. Заполнение вкладки «Показатели нормы топлива». Здесь вводятся данные о маршруте с учётом нормы расхода, поправочных коэффициентов и загрузки транспорта.
4. Формирование журнала путевых листов. На вкладке «Журнал» по кнопке «Расход топлива» формируется сводный отчёт по расходу топлива за период.
5. Расчёт ГСМ. Функция «Расчёт ГСМ» пересчитывает пробег и топливо при изменениях данных в документах.

Сравнение: штатный функционал 1С:ERP и расширенный модуль

Если в компании один-два автомобиля и транспортный учёт ведётся эпизодически, типового функционала 1С:ERP достаточно. При наличии собственного автопарка от 5 машин и потребности в точном расчёте топлива по формулам Минтранса — специализированный модуль оправдывает вложения уже в первый месяц эксплуатации.