Описание
Ранее в компании направления деятельности, а именно реализуемые продукты и услуги, не соответствовали организационной структуре. В связи с этим возможность рассчитывать некоторые важные аналитики, такие как нормативную себестоимость и прямые расходы, на продукт оказалась сложно выполнимой и трудозатратной задачей. Система ценообразования в компании носит многоуровневый характер, где тарифы могут включать в себя другие вложенные тарифы, а также трудозатраты как основных, так и вспомогательных производств. Это приводит к высокой трудоемкости формирования как корректной маржинальности работы продуктовых направлений и анализа эффективности использования общепроизводственных и административных ресурсов. Подготовка управленческой отчетности и бизнес-планирование ранее выполнялось в Excel. Данные о бухгалтерском и налоговом учете хранились и велись в кастомизированной системе 1С ERP Шерпа.
Кроме того, в компании существовал ряд значимых проблем. Бухгалтерских и налоговых аналитик не хватало для новой модели отчетности бизнеса. Каталог бизнес-услуг в 1С ERP Шерпа не отражал структуру бизнес-модели дочернего и представлял собой группировку продуктов компании с точки зрения удобства контрактования. При этом Excel выступал системой консолидации. Также согласование заявок происходило в формате Excel + почта, что значительно тормозило процесс и повышало риск возникновения ошибок и потерь.
В определенный момент задача увеличения прозрачности аналитики стала критичной при ценообразовании и планировании, поэтому заказчик принял решение о реализации проекта по созданию системы бюджетирования и прогнозирования ИТ.
Для выбора подрядчика по реализации проекта был проведен конкурс. Среди ключевых факторов, по которым Заказчик принимал решение о подрядчике, были компетенции специалистов и реализация схожих проектов. Команда внедрения из компании «Первый Бит» смогла предоставить портфолио крупных реализованных проектов, предложила развернутое решение, которое покрывало бизнес-требования заказчика. В связи с этим выбор Заказчика пал на сотрудничество с компанией «Первый Бит».
Командой клиента было проведено исследование, в рамках которого было выявлено, что необходимые бизнес-функции удовлетворял только один программный продукт – 1С:Управление холдингом. На основе 1С:УХ было далее реализовано решение кастомизированное СБП ИТ - система бизнес-планирования и прогнозирования.
В начале проекта было автоматизировано управление нормативно-справочной информацией и сделками, а также доучетный процесс доходов и расходов. Вместе с этим было создано автоматизированное рабочее место для сопоставления доучетных документов с фактическими. Далее команда перевела в цифровой формат планирование выручки, прямых расходов и численности персонала. После чего была настроена интеграция с системой бухгалтерского и налогового учета (1С:ERP Шерпа) в части НСИ и интеграция с BI-системой. Далее были настроены следующие бизнес-процессы: планирование амортизации, планирование расходов по финансовой аренде, модернизация планирования численности и расходов на ФОТ, модернизация доучетного процесса расходов, планирование накладных расходов и интеграция с 1С;Шерпа в части журнала проводок и данных для расчета амортизации. На следующем этапе команда настроила администрирование произвольного кода и сбор фактических данных бухгалтерского учета для проведения план-фактного анализа. Последним этапом стала модернизация доучетного процесса доходов, настройка интеграции с CRM в части НСИ и планирования выручки, а также модернизация автоматизированного рабочего места для сопоставления доучетных документов с фактическими.
В конечном итоге компания получила систему бюджетирования и прогнозирования ИТ на базе 1С:Управление холдингом. Это позволило сформировать единый источник ввода и согласования бюджетных данных и уйти от Excel как от модели сбора данных. Кроме того, удалось расширить аналитический состав данных и сформировать сложные модели БДР на BI с системными источниками данных из 1С:УХ. Все это положительно повлияло на качество верифицированной отчетности для принятия управленческих решений.
