Описание
До начала внедрения Заказчик имел набор финансовой отчётности в Excel на уровне, достаточном для принятия управленческих решений. Однако, для повышения эффективности управления потребовалось вовлечь в процесс планирования всех руководителей подразделений. Без автоматизации данная задача оказалась невыполнима, так как требовалось получение фактических данных с максимально возможной детализацией. Из-за отсутствия таких сведений был затруднён план-фактный анализ и построение системы эффективного финансового контроля на всех этапах. Закрытие периода в управленческом и бухгалтерском учёте осуществлялось поквартально. Новая автоматизированная система должна была обеспечить сразу несколько задач:
- устойчивую взаимосвязь между планированием затрат и денежных потоков;
- возможность планирования бюджетов не только силами сотрудников финансовой и экономической служб, но и непосредственно заявителями затрат;
- получение правильных данных о себестоимости реализуемых проектов (в особенности о трудозатратах);
- прозрачность анализа;
- получения фактических данных в режиме «online»;
- оперативность построения и изменения отчетных форм силами сотрудников финансовой и экономической служб, формирование ежемесячной отчетности.
Специалисты компании «Первый Бит» реализовали проектное внедрение с помощью системы «БИТ.ФИНАНС» на базе «1С:Бухгалтерия 8.3» и «БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО». Изменения коснулись трёх основных контуров: казначейств, бюджетирования и управленческого учёта.
Автоматизация казначейства
Первым этапом было автоматизировано согласование заявок и контроль лимитов расходования денежных средств по реализуемым проектам, формирование и согласование реестра платежей. Настроено получение план-факта для анализа БДДС. Реализовано рабочее место казначея для работы с заявками в один клик и необходимая отчётность по блоку Казначейство.
По итогу автоматизации платёжные поручения теперь формируются на основании заявок без участия сотрудников, фактические данные по движению денежных средств заполняются автоматически из заявок на расходование при проведении банковских выписок. Формирование реестров платежей на основании согласованных заявок на оплату значительно упростилось, выбор маршрутов согласования всех первичных документов и реестров происходит по автоматически настроенным алгоритмам.
Также благодаря «БИТ.ФИНАНС» Заказчик получил встроенный эффективный инструмент проверки и своевременного устранения отклонений данных управленческого учёта ДДС от данных регламентированного учёта. Настроен функционал, позволяющий вести БДДС ежедневно накопительным способом.
В рамках работ сотрудниками «Первого Бита» были сохранены и настроены варианты следующих стандартных отчётов:
- «Ведомость по заявкам на расход ДС» (+ подробный вариант);
- «Заявки, включённые в реестр платежей» (+ подробный вариант);
- «Контрольные значения бюджета» (+ вариант с регистратором в разрезе номенклатурных групп);
- «План-фактный анализ заявок на расходование ДС» (+ вариант с регистратором);
- «Планируемое поступление ДС» (+ подробный вариант с отбором по статусам и документам-основаниям);
- «План-фактный анализ поступлений ДС» (+ вариант с регистратором: контрагент, номенклатурная группа);
- «Реестры платежей» (+ вывод статуса заявки).
Все типовые отчёты Казначейства переработаны под «ДДР-Липецк» с учётом особенностей деятельности компании.
Автоматизация бюджетирования
На данном контуре был реализован процесс бюджетирования по 2-м сценариям (План и Факт) и следующим аналитикам:
- проект;
- шифр проекта;
- номенклатурная группа;
- номенклатура;
- вид работ;
- контрагент;
- договор;
- СПП элемент.
Реализовано автоматическое планирование выручки от количественных показателей с применением установки плановых расценок на ремонтные работы.
Настроена актуализация контрольных значений и распределение общехозяйственных расходов. Разработаны формы ввода бюджетов по ЦФО, проектам и видам работ (44 формы), чтобы в дальнейшем можно было формировать отчётность в подробной аналитике. Выстроены маршруты согласования бюджетов. Особое внимание было уделено план-фактной отчётности и аналитическим показателям – рентабельности, выработке на сотрудника, доле ФОТ.
Настроены 24 пользовательских отчёта в рамках детализации оборотов бюджета по проектам и в целом по компании, которыми Заказчик пользуется на постоянной основе:
- План-факт БДР: создан бюджет «БДР ДДР» с расчётными показателями (в т.ч. Финрезультат, Рентабельность по проектам %, Финрезультат после налогообложения, Рентабельность после налогообложения %). Настроены отчёты: «План-Факт БДР сводный» (общий и по группам проектов) и «Факт БДР по группе проектов в разрезе проектов». Представления: «факт помесячно/накопительно», «план накопительно».
- БДР по видам деятельности и проекту: учёт в разрезе Номенклатурной группы Формы ввода: планирование выручки от чел-часов и расценок (нормирование); прочая выручка (без нормирования). Созданы бюджеты и формулы расчётов; настроены 2 варианта отчёта «План-фактный анализ бюджета с расчётами — БДР по Номенклатурным группам» (общий и по категории «Ремонты»).
В результате выполненных работ сотрудники «ДДР-Липецк» получили возможность формировать бюджеты централизованно в разрезе аналитик, что повысило точность и детализацию планирования, дало возможность контролировать отклонения бюджетов проектов и по компании в целом в различных разрезах.
Автоматизация управленческого учёта
В ходе проектного внедрения «БИТ.ФИНАНС» на базе системы «1С:Бухгалтерия 8.3» был настроен сбор фактических данных с помощью трансляции счетов на статьи оборотов из регистра «Журнал проводок (бухгалтерский и налоговый учёт)» в регистр «Обороты по бюджету (БИТ)». С помощью правил трансляции прописаны необходимые исключения против задвоения фактических данных после закрытия периода в бухгалтерии.
Режим трансляций теперь настроен в режиме «online». После проведения документа бухгалтерией данные сразу же отражаются в управленческом учёте с набором всех необходимых аналитик. Реализовано автоматическое распределение фактических общехозяйственных затрат БДР по номенклатурным группам:
- по счёту 25 (без учёта ФОТ) пропорционально ФОТ 20 сч;
- по счёту 26 и 91.02 пропорционально Выручке.
В результате выполненных работ руководство компании ежемесячно получает сведения об экономическом эффекте от реализации услуг в разрезе каждого договора (Проекта). Автоматически собирается отчётность для генерального директора по требуемому шаблону (БДР и БДДС).
